【初心者向け】フリーランスの確定申告をわかりやすく解説！必要書類から提出までを徹底ガイド
フリーランスとして独立すると、会社員時代には会社が代行してくれていた税金に関する手続きを、ご自身で行う必要があります。その中でも特に重要となるのが「確定申告」です。初めての確定申告は「何から手をつければ良いのか」「どんな書類が必要なのか」と、不安を感じる方も多いかもしれません。
この記事では、初めて確定申告を行うフリーランスの方に向けて、確定申告の基本から、青色申告と白色申告の違い、必要な書類の準備、申告書の作成手順、そして提出・納税方法までを、わかりやすく丁寧に解説します。この記事を読めば、確定申告に対する不安を解消し、安心して手続きを進められるようになるでしょう。
確定申告とは？フリーランスにとっての基本
確定申告とは、毎年1月1日から12月31日までの1年間の所得（収入から経費を差し引いたもの）を計算し、それに対する所得税額を国に申告・納税する手続きのことを指します。原則として、翌年の2月16日から3月15日までの期間に行います。
会社員の場合、所得税は毎月の給与から源泉徴収され、年末調整で精算されます。しかし、フリーランスは源泉徴収された所得税を精算したり、自分で計算した所得税を納税したりする必要があるため、確定申告が必須となるのです。
フリーランスの主な所得は「事業所得」に分類されます。事業所得は、事業活動から得られる収入から、その事業を行うためにかかった費用（経費）を差し引いて計算されます。所得税額は、この事業所得からさらに各種控除（後述します）を差し引いた課税所得に対して課税されます。
青色申告と白色申告、どちらを選ぶべきか？
確定申告には「青色申告」と「白色申告」の2種類があります。フリーランスとして事業を営む方は、どちらかを選んで申告することになります。それぞれに特徴とメリット・デメリットがありますので、ご自身の状況に合わせて選択することが大切です。
白色申告の特徴
- 記帳方法: 簡単な帳簿付け（簡易帳簿）で済みます。
- 届出: 事前の届出は不要です。
- メリット: 記帳の手間が少ないため、会計や税務に関する知識が少ない方でも始めやすいです。
- デメリット: 青色申告のような税制上の優遇措置がありません。
青色申告の特徴
- 記帳方法: 複式簿記による記帳が必要です。日々の取引を「借方」「貸方」に分けて記録する、やや専門的な方法になります。
- 届出: 青色申告を行う年の3月15日まで（その年の1月16日以降に新規開業した場合は開業日から2ヶ月以内）に「所得税の青色申告承認申請書」を税務署に提出する必要があります。
- メリット:
- 青色申告特別控除: 最大65万円（または55万円、10万円）の所得控除が受けられます。これにより課税所得が減り、納税額を抑えることが可能です。
- 赤字の繰越: 事業が赤字だった場合、その損失を最大3年間繰り越して、翌年以降の黒字と相殺することができます。
- 専従者給与: 事業を手伝う家族に支払った給与を経費にできます。
- 家事関連費の経費算入: 事業と私生活で共用する費用（例: 自宅兼事務所の家賃、電気代など）を、一定の割合で経費にできます。
- デメリット: 複式簿記による記帳が必要なため、会計ソフトの導入や一定の簿記知識が求められるなど、白色申告に比べて手間がかかります。
どちらを選ぶべきか？
節税メリットを最大限に享受したいと考えるのであれば、青色申告が有利です。特に、年間所得が比較的高くなる見込みの方や、将来的に事業規模を拡大したいと考えている方には、青色申告をおすすめします。複式簿記は難しそうに感じられるかもしれませんが、現在は多くの会計ソフトが入力サポート機能を提供しており、比較的容易に記帳を進められるようになっています。
まずは白色申告から始め、会計ソフトに慣れてきたら青色申告に切り替えるという選択肢もありますが、青色申告の承認申請書は提出期限があるため、計画的な準備が重要です。
確定申告に必要な書類を準備しよう
確定申告を始める前に、必要な書類を揃えておくことが大切です。スムーズな申告のために、以下の書類を準備しましょう。
1. 本人確認書類とマイナンバー関連書類
- マイナンバーカード（個人番号カード）：これ1枚で本人確認とマイナンバー確認が可能です。
- 通知カードと運転免許証などの顔写真付き身分証明書：マイナンバーカードをお持ちでない場合。
2. 収入に関する書類
- 支払調書：クライアントから発行される、年間報酬額を記載した書類です。源泉徴収された税額も記載されています。必ずしもすべての取引で発行されるわけではありません。
- 売上帳、請求書控え：ご自身で作成した売上を記録した帳簿や、クライアントに発行した請求書の控えも収入の証拠となります。
3. 経費に関する書類
- 領収書、レシート：交通費、消耗品費、通信費、会議費など、事業活動で使用した費用の証拠となります。日付、金額、店名、内容が明確に記載されているか確認しましょう。
- クレジットカードの利用明細、銀行口座の入出金履歴：現金で領収書をもらい忘れた場合や、オンライン決済などの証拠として活用できます。
- 家賃や光熱費の明細：自宅を事務所として使っている場合、家賃や電気代、ガス代、通信費などを事業利用割合に応じて経費にできます。
4. 各種控除に関する書類
所得税額を減らすための「所得控除」を受ける際に必要となる書類です。
- 社会保険料控除証明書：国民健康保険料、国民年金保険料を支払った場合、自治体や日本年金機構から送付されます。
- 生命保険料控除証明書：生命保険や医療保険に加入している場合、保険会社から送付されます。
- 地震保険料控除証明書：地震保険に加入している場合、保険会社から送付されます。
- 医療費控除の明細書：年間10万円以上の医療費を支払った場合、領収書やレシートをまとめてご自身で作成します。
- iDeCo（個人型確定拠出年金）の掛金払込証明書：iDeCoに加入している場合、運営管理機関から送付されます。
- 寄付金受領証明書：ふるさと納税など、寄付を行った場合。
5. 青色申告の場合に必要な書類
- 所得税青色申告決算書：事業の収支状況をまとめた書類で、損益計算書や貸借対照表などが含まれます。会計ソフトで作成するのが一般的です。白色申告の場合は「収支内訳書」を作成します。
これらの書類は、確定申告の準備段階でしっかり整理し、すぐに取り出せるように保管しておくことが重要です。
確定申告書の作成手順
必要な書類が揃ったら、いよいよ確定申告書を作成します。ここでは、一般的な手順について解説します。
1. 収入と経費をまとめる（記帳の重要性）
まず、1年間の売上と経費を正確に集計します。この作業には、日々の記帳が不可欠です。記帳とは、事業に関するお金の流れを記録することです。
- 白色申告の場合: 簡易帳簿でも問題ありませんが、売上や経費を日付順に記録し、何にいくら使ったかを明確にしておきましょう。
- 青色申告の場合: 複式簿記による記帳が必要です。会計ソフトを利用すると、銀行口座やクレジットカードとの連携機能により、取引データを自動で取り込み、効率的に記帳を進めることができます。日々の記帳をこまめに行うことで、確定申告前の負担を大きく減らすことが可能です。
2. 各種控除を確認する
集計した所得から差し引くことができる「所得控除」を適用することで、課税所得を減らし、税金を安くすることができます。代表的な控除には以下のものがあります。
- 基礎控除: すべての納税者が一律で受けられる控除です（所得によって金額が変わります）。
- 社会保険料控除: 国民健康保険料や国民年金保険料、iDeCoの掛金など、支払った社会保険料の全額が控除対象です。
- 医療費控除: 一定額以上の医療費を支払った場合に適用されます。
- 生命保険料控除: 生命保険や介護医療保険、個人年金保険の保険料に応じて適用されます。
- 配偶者控除・扶養控除: 配偶者や扶養親族がいる場合に適用されます。
ご自身の状況に当てはまる控除がないか、確認してみましょう。
3. 確定申告書を作成する
収入、経費、各種控除の計算が終わったら、いよいよ確定申告書を作成します。作成方法は主に二つあります。
- 国税庁の「確定申告書等作成コーナー」を利用する: 国税庁のウェブサイトにアクセスし、画面の案内に従って必要事項を入力するだけで、確定申告書を作成できます。計算も自動で行われるため、税金に関する専門知識がなくても比較的容易に作成することが可能です。
- 会計ソフトを利用する: 日々の記帳を会計ソフトで行っている場合、そのデータを元に自動で確定申告書（青色申告決算書や収支内訳書を含む）を作成できます。特に青色申告を行う方にとっては、複式簿記の知識がなくても正確な書類が作成できるため、非常に便利なツールです。
青色申告を行う方は「所得税青色申告決算書」を、白色申告を行う方は「収支内訳書」を作成し、それらの情報を基に「確定申告書B」を作成する流れになります。
確定申告書の提出方法と納税
作成した確定申告書は、以下のいずれかの方法で提出し、計算された税金を納税します。
提出方法
- e-Tax（電子申告）:
- 自宅やオフィスからインターネットを通じて申告できる方法です。
- マイナンバーカードとICカードリーダー（またはマイナンバーカード読取対応のスマートフォン）があれば利用可能です。
- データ入力ミスを防ぎやすい、提出時間の制限がない、添付書類の一部提出が不要になるなどのメリットがあります。
- 青色申告の場合、e-Taxで提出すると青色申告特別控除が最大65万円になります。
- 郵送:
- 必要書類を揃え、所轄の税務署へ郵送します。郵便物の発信日付を証明する「消印」が提出日となるため、期限ぎりぎりの場合は注意が必要です。
- 税務署に持参:
- ご自身の所轄の税務署へ直接持参する方法です。申告期間中は、税務署内に相談窓口が設けられている場合もありますが、混雑することが多いため、時間に余裕を持って訪問することが推奨されます。
納税方法
確定申告で計算された所得税額は、申告期限である3月15日までに納める必要があります。
- 振替納税: 金融機関の口座から税金が自動的に引き落とされる方法です。税務署に「預貯金口座振替依頼書兼納付書送付依頼書」を提出することで利用でき、最も手間がかからない方法の一つです。納付期限は申告期限から約1ヶ月後となります。
- クレジットカード納付: 国税庁のウェブサイトにある「国税クレジットカードお支払サイト」を通じて納付できます。手数料が発生しますが、ポイント還元などのメリットがある場合があります。
- コンビニ納付: 納付書に記載されたバーコードを利用し、コンビニエンスストアで納付できます。納付できる金額に上限があるため、事前に確認が必要です。
- 金融機関または税務署の窓口で現金納付: 納付書を持参し、金融機関または税務署の窓口で現金で納付する方法です。
よくある質問
Q1: 確定申告はいつから始めれば良いですか？
A: 確定申告期間は毎年2月16日から3月15日までですが、書類の準備や記帳は、日頃から計画的に進めることが大切です。特に青色申告を行う場合、日々の取引を漏れなく記録する必要があるため、できれば事業を開始した段階から会計ソフトなどを活用して記帳を始めることをおすすめします。年明けに慌てないよう、年末にはある程度の集計を済ませておくと安心です。
Q2: 領収書がない経費はどうすれば良いですか？
A: 領収書がない場合でも、交通費のように記録が難しいものや、冠婚葬祭などの場合は、出金伝票を作成することで経費として認められることがあります。出金伝票には、日付、支払い先、金額、内容を具体的に記載し、可能な限り客観的な証拠（例えば、クレジットカードの明細や銀行の振込履歴、Web会議のログなど）を添えて保管しておきましょう。ただし、原則として領収書やレシートの保存が求められます。
Q3: 赤字の場合でも確定申告は必要ですか？
A: はい、赤字の場合でも確定申告を行うことをおすすめします。青色申告を選択している場合、赤字を翌年以降最大3年間繰り越して、将来の黒字と相殺できる「純損失の繰越控除」という制度があります。これにより、将来の税負担を軽減できる可能性があります。白色申告の場合でも、還付金が発生することがありますので、ご自身の状況を確認し、申告を検討すると良いでしょう。
Q4: 提出期限に間に合わない場合はどうなりますか？
A: 確定申告の期限内に申告・納税ができなかった場合、無申告加算税や延滞税といったペナルティが課される可能性があります。もし期限に間に合わないことが判明した場合は、できるだけ早く税務署に相談し、今後の対応について指示を仰ぐことが重要です。期限後でも、自主的に申告することで、加算税が軽減される場合があります。
まとめ：安心して確定申告を乗り越えるために
フリーランスとして独立したばかりの方にとって、確定申告は大きなハードルに感じられるかもしれません。しかし、一つ一つの手続きを理解し、計画的に準備を進めることで、決して難しいものではありません。
この記事で解説したポイントを参考に、まずは「青色申告か白色申告か」を決め、日々の記帳を始め、必要な書類を整理していくことから始めてみましょう。不明な点があれば、国税庁のウェブサイトや税務署の相談窓口、または税理士に相談するなど、専門家のサポートも積極的に活用してください。
確定申告は、ご自身の事業の状況を把握する良い機会でもあります。適切に申告・納税することで、フリーランスとしての活動を安心して続けていくことができるでしょう。